Afiliación Colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral

Artículo 3.2.6.1. Objeto.

El presente Título tiene por objeto definir los requisitos y procedimientos para la afiliación de los trabajadores independientes en forma colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral, a través de las asociaciones y agremiaciones. 

Artículo 3.2.6.2. Definiciones.

Para efecto de la afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral de que trata el presente Título, se entiende por:

1. Agremiación: Persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, que agrupa personas naturales con la misma profesión u oficio o que desarrollan una misma actividad económica, siempre que estas tengan la calidad de trabajadores independientes, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Título.

2. Asociación: Persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, que agrupa de manera voluntaria a personas naturales con una finalidad común, siempre que estas tengan la calidad de trabajadores independientes, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Título.

3. Trabajador independiente: Persona natural que realiza una actividad económica o presta sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo. 

Artículo 3.2.6.3. Reglas para la afiliación colectiva de los trabajadores independientes.

Las entidades autorizadas para afiliar colectivamente a trabajadores independientes deberán someterse al cumplimiento de las siguientes reglas:

1. El recaudo de las cotizaciones se hará mes a mes. En consecuencia, las asociaciones o agremiaciones no podrán recaudar aportes por períodos superiores y las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral deberán consignarse en el mismo mes en que fueron recibidas.
2. Las entidades autorizadas para afiliar colectivamente a sus asociados o agremiados les exigirán que los aportes a la Seguridad Social Integral se realicen por períodos mensuales completos y sobre el ingreso base de cotización establecido en la Ley 100 de 1993 y demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen, teniendo en cuenta que, en ningún caso, el ingreso base de cotización al Sistema de Seguridad Social en Salud puede ser inferior a la base de cotización para el Sistema General de Pensiones.

Artículo 3.2.6.4. Autorización.

El Ministerio de Salud y Protección Social autorizará a las agremiaciones y asociaciones para afiliar colectivamente a sus miembros al Sistema de Seguridad Social Integral, previa solicitud de su representante legal, la cual deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo siguiente.

Una vez autorizada la agremiación o asociación, el Ministerio de Salud y Protección Social notificará directamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral sobre las entidades autorizadas para la afiliación colectiva de que trata el presente Título; de igual forma, las entidades administradoras deberán verificar mensualmente, la existencia y permanencia de las agremiaciones o asociaciones en el registro que deberá mantener actualizado el Ministerio de Salud y Protección Social. 

(Lea También: Reserva Especial de Garantía Mínima de Afiliación al Sistema de Seguridad Social)

Artículo 3.2.6.5. Requisitos para obtener la autorización.

Para obtener la autorización de que trata el artículo anterior, las agremiaciones y asociaciones deberán acreditar junto con la solicitud, el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Copia de la personería jurídica en la que conste que es una entidad de derecho privado sin ánimo de lucro, constituida legalmente como mínimo con un (1) año de antelación, contado a partir de la fecha de presentación de la solicitud de autorización prevista en el artículo anterior y que durante ese año ha desarrollado el mismo objeto  social.
2. Acreditar un número mínimo de quinientos (500) afiliados.
3. Listado actualizado de afiliados activos que deberá contener: nombre completo, identificación, ciudad, dirección de residencia, número de teléfono, fecha de afiliación a la asociación o agremiación, ingreso base de cotización, monto de la cotización, nombre de las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral a las que se encuentren afiliados o se vayan a afiliar, discriminando cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral.
4. Copia de los estatutos de la entidad.

5. Copia del reglamento interno en el que se señalen los deberes y derechos de los agremiados o asociados.

6. Acreditar mediante certificación expedida por el revisor fiscal, contador o representante legal según corresponda, la constitución de la reserva especial de garantía mínima de que trata el artículo 3.2.6.7. del presente decreto.
7. Establecer dentro de sus Estatutos, el servicio de afiliación colectiva al Sistema de Seguridad Social  Integral.
8. Certificación expedida por la entidad financiera en la que conste la inversión de los recursos de la reserva especial de garantía mínima, la cual deberá contener además, el nombre y NIT de la agremiación o asociación, el número de la cuenta, el valor y la destinación de la misma; o póliza de garantía de cumplimiento del pago de aportes a la Seguridad Social, de que trata el numeral 2 del artículo 3.2.6.7. del presente decreto.
9. Presentar actualizados los estados financieros de la entidad, donde se refleje la reserva especial de garantía mínima como un rubro de destinación específica y exclusiva para el pago de las cotizaciones de sus trabajadores independientes afiliados, cuando ésta se haya constituido a través de una entidad financiera conforme al artículo 3.2.6.7. del presente decreto.
10. Acreditar un patrimonio mínimo de 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin incluir la reserva especial de garantía mínima prevista en el artículo 3.2.6.7. del presente decreto.

La solicitud de que trata el artículo anterior deberá precisar a qué Sistema de Seguridad Social se afiliarán de manera colectiva sus trabajadores independientes miembros. 

Artículo 3.2.6.6. Deberes de la entidad autorizada para la afiliación colectiva.

Son deberes de las agremiaciones y asociaciones autorizadas para afiliar colectivamente trabajadores independientes, los siguientes:

1. Inscribirse como tales, ante las respectivas entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral.
2. Garantizar a sus afiliados la libre elección de las entidades administradoras de los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y Pensiones.
3. Informar al afiliado sobre el carácter voluntario de la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.
4. Afiliar a los agremiados que así lo decidan, a la entidad administradora de riesgos laborales seleccionada por la agremiación.
5. Convocar periódicamente y cuando se requiera a sus trabajadores independientes afiliados, con el fin de facilitar la capacitación y la asesoría que debe brindar la  ARL.
6. Establecer con la ARL respectiva, actividades, planes, programas y acciones de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo de sus trabajadores independientes afiliados.
7. Reportar a la ARL dentro del término de dos (2) días hábiles siguientes a su ocurrencia o al diagnóstico según sea el caso, los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales de sus trabajadores independientes afiliados.

8. Pagar con recursos de la reserva especial de garantía mínima, las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral cuando el afiliado se encuentre en mora.

9. Informar a sus agremiados o asociados sobre los derechos y deberes que se adquieren al afiliarse de forma colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral.
10. Adelantar los trámites administrativos de afiliación y reporte de novedades del trabajador independiente y sus beneficiarios.
11. Suscribir las certificaciones que requiera el trabajador independiente para afiliarse al Sistema de Seguridad Social Integral.
12. Colaborar en la verificación de la documentación que acredita la condición de beneficiario del cotizante, antes de su remisión a la entidad administradora del Sistema de Seguridad Social Integral.
13. Colaborar con el afiliado para obtener el pago de las prestaciones económicas respectivas a que tenga derecho.
14. Llevar las estadísticas de los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales de los trabajadores independientes afiliados.
15. Tener 2.000 afiliados en un período no superior a dos (2) años, contados a partir de la fecha de la autorización a que se refiere el artículo 3.2.6.4 del presente  decreto.