Reglamento de Trabajo

Título IV Reglamento de Trabajo y Mantenimiento del Orden en el Establecimiento

Capítulo I Reglamento

Artículo 104. Definición.

Reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el {empleador} y sus trabajadores en la prestación del servicio.

Artículo 105. Obligación de Adoptarlo.

1. Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo {empleador} que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.

2. En empresas mixtas, la obligación de tener un reglamento de trabajo exite cuando el {empleador} ocupe más de diez (10) trabajadores.

Artículo 106. Elaboración.

El {empleador} puede elaborar el reglamento sin intervención ajena, salvo lo dispuesto en pacto, convención colectiva, fallo arbitral o acuerdo con sus trabajadores.

Artículo 107. Efecto Jurídico.

El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrario, que, sin embargo, sólo puede ser favorable al trabajador.

Artículo 108. Contenido.

El reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

1. Indicación del {empleador} y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.

2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.

3. Trabajadores accidentales o transitorios.

4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.

5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.

6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.

7. Salario mínimo legal o convencional.

8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.

9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el {empleador} suministre.

10. Prescripciones de orden y seguridad.

11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos profesionales e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.

12. Orden jerárquico de los representantes del {empleador}, jefes de sección, capataces y vigilantes.

13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar las mujeres y los menores de dieciséis (16) años*.

14. Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.

15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el {empleador} y los trabajadores.

16. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.

17. La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.

18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieren.

19. Publicación y vigencia del reglamento.

Artículo 109. Clausulas Ineficaces.

No producen ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales, los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al trabajador. (Lea También: Salarios en el Código Sustantivo del Trabajo)

Artículo 110. Normas Excluidas.

El reglamento no debe contener las reglas de orden meramente técnico o administrativo que formule el {empleador} para la ejecución de los trabajos, ni normas distintas de las mencionadas en el Artículo 108.

Artículo 111. Sanciones Disciplinarias.

Las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.

Artículo 112. Suspensión del Trabajo.

Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo, ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.

Artículo 113. Multas.

1. Las multas que se prevean, sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no puede exceder de la quinta (5a) parte del salario de un (1) día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.

2. El {empleador} puede descontar las multas del valor de los salarios.

3. La imposición de una multa no impide que el {empleador} prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.

Artículo 114. Sanciones no Previstas.

El {empleador} no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en el reglamento, en pacto, en convención colectiva, en fallo arbitral o en contrato individual.

Artículo 115. Procedimiento para Sanciones.

Antes de aplicarse una sanción disciplinaria al {empleador}, debe dar oportunidad de ser oídos tanto al trabajador inculpado como a dos representantes del sindicato a que este pertenezca. No producirá efecto alguno la sanción disciplinaria que se imponga pretermitiendo este trámite.

Artículo 116. Aprobación y Procedimiento.

Artículo 117. Forma de Presentación.

Artículo 118. Investigación.

Artículo 119. Objeciones.

El Empleador publicará en cartelera de la empresa el Reglamento Interno de Trabajo y en la misma informará a los trabajadores, mediante circular interna, del contenido de dicho reglamento, fecha desde la cual entrará en aplicación.

Sindical, si la hubiere, y los trabajadores no sindicalizados, podrán solicitar al empleador dentro de los quince (15) días hábiles siguientes los ajustes que estimen necesarios cuando consideren que sus cláusulas contravienen los Artículos 106, 108, 111, 112 o 113 del Código Sustantivo del Trabajo.

Si no hubiere acuerdo el inspector del trabajo adelantará la investigación correspondiente, formulará objeciones si las hubiere y ordenará al empleador realizar las adiciones, modificaciones o supresiones conducentes, señalando como plazo máximo quince (15) días hábiles, al cabo de los cuales el empleador realizará los ajustes so pena de incurrir en multa equivalente a cinco (5) veces el salario mínimo legal mensual vigente.

Artículo 120. Publicación.

Una vez cumplida la obligación del Artículo 12, el empleador debe publicar el reglamento del trabajo, mediante la fijación de dos (2) copias en caracteres legibles, en dos (2) sitios distintos. Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijación debe hacerse en cada uno de ellos.

Artículo 121. Vigencia.

Artículo 122. Prueba de la Publicación.

Artículo 123. Plazo para la Presentación.

Artículo 124. Revisión.

Artículo 125. Procedimiento de Revisión.

Capítulo II Mantenimiento del Orden

Artículo 126. Prohibiciones.

Los directores o trabajadores no pueden ser agentes de la autoridad pública en los establecimientos o lugares de trabajo, ni intervenir en la selección del personal de la policía, ni darle órdenes, ni suministrarle alojamiento o alimentación gratuitos, ni hacerle dádivas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas veces puedo faltar al trabajo para ir al médico según el reglamento de trabajo en Colombia?

En Colombia, las faltas al trabajo para asistir a citas médicas están reguladas por la legislación laboral y las políticas internas de cada empresa. Según la legislación laboral colombiana y en particular el Código Sustantivo del Trabajo, no se especifica un número exacto de veces que un trabajador puede faltar al trabajo para asistir a citas médicas. Sin embargo, hay algunos puntos clave a tener en cuenta:

Incapacidades médicas: si el trabajador está incapacitado médicamente, es decir, si un médico ha emitido una incapacidad, el trabajador tiene derecho a ausentarse del trabajo durante el período de incapacidad y a recibir una remuneración correspondiente según lo establecido en el sistema de seguridad social.

Citas médicas ordinarias: las empresas suelen tener políticas internas que regulan las ausencias por citas médicas ordinarias. Generalmente, se permite a los trabajadores asistir a citas médicas, siempre y cuando se notifique con antelación y se presente el justificante médico correspondiente.

Convenios colectivos y reglamentos internos: algunos convenios colectivos y reglamentos internos de las empresas pueden establecer normas más específicas sobre el número de días o las condiciones bajo las cuales un trabajador puede ausentarse para ir al médico.

Derechos y deberes: los trabajadores deben informar a su empleador con la debida anticipación sobre sus citas médicas y, en la medida de lo posible, tratar de programarlas fuera del horario laboral para minimizar el impacto en el trabajo.

¿Cuántas veces se puede solicitar anticipo de prestaciones sociales según el reglamento de trabajo en Colombia?

En Colombia, la normativa sobre la solicitud de anticipos de prestaciones sociales, como las cesantías, no está definida explícitamente en el Código Sustantivo del Trabajo en términos de un número específico de veces que un trabajador puede solicitar estos anticipos. Sin embargo, hay algunas pautas y prácticas comunes a seguir:

Anticipos de cesantías: los trabajadores pueden solicitar anticipos de sus cesantías para fines específicos, como la adquisición, mejora o liberación de una vivienda, o para la educación propia o de sus hijos. El Decreto 2076 de 1967 y la Ley 50 de 1990 son las normas principales que regulan el uso de las cesantías.

Motivos válidos:

Compra de vivienda: para la adquisición de vivienda, ya sea nueva o usada.

Mejoras de vivienda: para realizar reparaciones, mejoras o ampliaciones de la vivienda del trabajador.

Liberación de vivienda: para liberar la vivienda de gravámenes hipotecarios.

Educación: para financiar la educación del trabajador, su cónyuge o hijos.

Solicitud y procedimiento:

• El trabajador debe presentar una solicitud escrita a su empleador justificando el motivo del anticipo.
• Debe anexar los documentos que acrediten el motivo del anticipo (por ejemplo, contratos de compra de vivienda, facturas de matrícula educativa, etc.).

El empleador tiene la obligación de tramitar la solicitud ante el fondo de cesantías.

Políticas internas: cada empresa puede tener políticas internas específicas sobre la frecuencia y los procedimientos para la solicitud de anticipos de cesantías, siempre y cuando estas políticas no contravengan la ley.

Reglamento interno de trabajo: es importante revisar el reglamento interno de trabajo de tu empresa, ya que puede contener disposiciones específicas sobre los anticipos de prestaciones sociales.

¿Qué pasa si voy al médico en horario laboral según el reglamento de trabajo en Colombia?

En Colombia, asistir al médico durante el horario laboral tiene implicaciones específicas y está regulado tanto por la legislación laboral general como por las políticas internas de cada empresa. Estos son algunos aspectos importantes a considerar:

Justificación de la ausencia

Si un trabajador necesita asistir a una cita médica durante el horario laboral, es fundamental que informe a su empleador con la mayor antelación posible. Debe proporcionar una justificación adecuada, como una cita médica programada o una emergencia médica. Además, se recomienda presentar una constancia médica que indique la fecha y hora de la cita.

Incapacidad médica

Si la consulta médica resulta en una incapacidad médica, el trabajador tiene derecho a ausentarse del trabajo durante el período de incapacidad. En este caso, el trabajador debe presentar el certificado de incapacidad expedido por el médico tratante o la entidad de salud. La empresa está obligada a respetar la incapacidad y pagar al trabajador según las normas del sistema de seguridad social.

Políticas internas

Muchas empresas tienen políticas internas que detallan cómo deben manejarse las ausencias por citas médicas. Estas políticas pueden incluir procedimientos específicos para notificar la ausencia y los requisitos para presentar justificantes médicos. Es importante que los trabajadores conozcan y sigan estas políticas.

Derechos del trabajador

Los trabajadores tienen derecho a ausentarse para atender su salud. Sin embargo, deben seguir los procedimientos establecidos por la empresa y la legislación vigente para evitar conflictos y garantizar que su ausencia sea justificada y aceptada.

Compensación del tiempo

Dependiendo de la política de la empresa, puede ser necesario compensar el tiempo perdido por la cita médica, especialmente si no se trata de una incapacidad médica formal. Algunas empresas permiten que el trabajador recupere el tiempo o lo descuentan de los permisos remunerados.

Convenios colectivos

En algunos casos, los convenios colectivos pueden establecer disposiciones específicas sobre las ausencias por motivos médicos, incluyendo el derecho a permisos remunerados para asistir a citas médicas.

¿Cuánto es lo máximo que se puede pedir de anticipo de sueldo según el reglamento de trabajo en Colombia?

En Colombia, la legislación laboral permite a los trabajadores solicitar anticipos de su salario, aunque no establece un límite específico máximo en el Código Sustantivo del Trabajo. Sin embargo, la regulación y los límites de estos anticipos generalmente se encuentran en las políticas internas de cada empresa. Es importante tener en cuenta estos aspectos:

Acuerdo entre las partes: la cantidad que se puede solicitar como anticipo de sueldo depende en gran medida del acuerdo entre el trabajador y el empleador. Este acuerdo debe ser claro y establecer las condiciones del anticipo, incluyendo el monto y el método de reembolso.

Políticas Internas de la empresa: muchas empresas tienen políticas internas específicas que regulan los anticipos de sueldo. Estas políticas pueden definir el porcentaje máximo del salario que se puede adelantar, la frecuencia con la que se pueden solicitar anticipos y los procedimientos para hacerlo. Es común que estas políticas establezcan un límite, como un porcentaje del salario mensual, que suele estar entre el 30% y el 50%.

Convenios colectivos: en algunos casos, los convenios colectivos pueden contener disposiciones específicas sobre los anticipos de sueldo, incluyendo límites máximos y condiciones para su solicitud. Los trabajadores cubiertos por estos convenios deben revisar los términos aplicables.

Descuentos y retenciones: de acuerdo con el artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo, los empleadores pueden descontar anticipos de salario de los pagos futuros del trabajador. Es importante que estos descuentos no vulneren el salario mínimo legal ni las deducciones autorizadas por la ley.

Necesidades del trabajador: la solicitud de un anticipo de sueldo suele estar motivada por necesidades personales urgentes. Las empresas suelen ser flexibles en situaciones de emergencia, siempre que el trabajador justifique adecuadamente la solicitud.

¿Cuándo caducan las prestaciones según el reglamento de trabajo en Colombia?

1. Cesantías y sus intereses

Cesantías: deben ser consignadas por el empleador en un fondo de cesantías a más tardar el 14 de febrero del año siguiente al que se causaron. Si no se consignan en este plazo, el trabajador puede reclamarlas judicialmente.

Intereses sobre cesantías: los intereses sobre las cesantías se deben pagar al trabajador directamente antes del 31 de enero del año siguiente al que se causaron.

2. Primas de servicios

Pago semestral: la prima de servicios se paga en dos periodos: la primera mitad a más tardar el 30 de junio y la segunda mitad a más tardar el 20 de diciembre.

Reclamación: si no se paga en estas fechas, el trabajador puede reclamar judicialmente.

3. Vacaciones

Disfrute de vacaciones: las vacaciones deben otorgarse dentro del año siguiente a la fecha en que se causaron. Si no se otorgan en este plazo, se acumulan.

Reclamación: el trabajador puede reclamar su disfrute o compensación en dinero si no se otorgan.

4. Prescripción de acciones laborales

Según el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo, las acciones para reclamar prestaciones sociales, salarios y cualquier otro derecho derivado del contrato de trabajo prescriben en tres (3) años contados a partir de la fecha en que se hicieron exigibles.

Detalles adicionales sobre la prescripción:

Interrupción de la prescripción: la prescripción puede ser interrumpida si el trabajador presenta una reclamación formal por escrito ante el empleador o inicia una acción judicial. La interrupción detiene el conteo del plazo, que vuelve a empezar desde cero si la reclamación no es resuelta.

Reclamaciones por despido: las acciones relacionadas con el despido, como la indemnización por despido injusto, también prescriben en tres años a partir de la terminación del contrato.

¿Qué debe tener un reglamento de trabajo en Colombia?

En Colombia, el Reglamento Interno de Trabajo es un documento obligatorio para las empresas que cuenten con más de cinco (5) trabajadores en actividades comerciales o más de diez (10) en actividades industriales, agrarias, ganaderas o forestales, según el Código Sustantivo del Trabajo.

Este reglamento debe ser aprobado por el Ministerio del Trabajo y debe contener una serie de elementos fundamentales para regular las relaciones laborales en la empresa. Los elementos que debe contener son:

Identificación de la empresa:

• Nombre o razón social de la empresa.
• Domicilio y dirección principal.
• Actividad principal de la empresa.

Condiciones de admisión:

• Requisitos para la contratación de personal.
• Documentación necesaria para el ingreso.
• Procedimientos de selección.

Horarios de trabajo

• Jornada laboral ordinaria y extraordinaria.
• Horarios de inicio y finalización de labores.
• Descansos, pausas y horarios de almuerzo.

Salarios y prestaciones

• Modo y periodicidad del pago de salarios.
• Listado de prestaciones sociales a las que tienen derecho los trabajadores.
• Bonificaciones, incentivos y otros beneficios.

Derechos y deberes de los trabajadores

• Derechos fundamentales de los trabajadores dentro de la empresa.
• Obligaciones y deberes del personal en sus actividades laborales.

Medidas disciplinarias

• Faltas y sanciones aplicables.
• Procedimiento disciplinario.
• Derechos de defensa del trabajador.

Condiciones de higiene y seguridad

• Normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Uso de equipos de protección personal.
• Protocolos en caso de emergencias.

Proceso de resolución de conflictos

• Mecanismos internos para la resolución de conflictos laborales.
• Procedimiento para presentar quejas y reclamos.

Permisos y licencias

• Tipos de permisos y licencias remuneradas y no remuneradas.
• Procedimiento para solicitar permisos y licencias.
• Políticas sobre permisos por calamidad doméstica, estudios, etc.

Normas sobre capacitación y desarrollo

• Programas de capacitación y desarrollo profesional.
• Derechos y deberes de los trabajadores respecto a la capacitación.

Disposiciones finales

• Vigencia del reglamento.
• Modificaciones y actualizaciones del reglamento.
• Procedimiento para la divulgación y conocimiento del reglamento por parte de los trabajadores.

Procedimiento para la aprobación del reglamento

Elaboración del reglamento: la empresa debe redactar el reglamento de acuerdo con las necesidades específicas de su actividad y en conformidad con la legislación laboral vigente.

Consulta con los trabajadores: el reglamento debe ser consultado con los representantes de los trabajadores o con los mismos empleados si no existen representantes.

Presentación al ministerio del trabajo: el reglamento debe ser presentado al Ministerio del Trabajo para su revisión y aprobación. El Ministerio puede hacer observaciones y solicitar ajustes antes de otorgar su aprobación.

Divulgación: una vez aprobado, el reglamento debe ser divulgado adecuadamente entre todos los trabajadores. Esto incluye la entrega de copias y la colocación en lugares visibles dentro de la empresa.

Importancia del reglamento interno de trabajo

Claridad y transparencia: proporciona claridad sobre los derechos y obligaciones de ambas partes, lo que ayuda a prevenir conflictos.

Seguridad jurídica: asegura el cumplimiento de las normas laborales y proporciona una base legal para las acciones disciplinarias.

Mejora del ambiente laboral: establece un marco para un ambiente de trabajo organizado y seguro, contribuyendo a una mejor convivencia y productividad.

¿Cómo se publica el reglamento interno de trabajo en Colombia?

En Colombia, la publicación y divulgación del Reglamento Interno de Trabajo es un paso crucial para garantizar que todos los trabajadores estén informados sobre sus derechos y deberes, así como sobre las normas y procedimientos de la empresa.

1. Aprobación del reglamento interno de trabajo

Antes de proceder con la publicación, es fundamental que el Reglamento Interno de Trabajo sea aprobado por el Ministerio del Trabajo. Este proceso incluye:

Elaboración del reglamento: la empresa debe redactar el reglamento considerando las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y las necesidades específicas de su actividad.

Consulta con trabajadores: se recomienda que el reglamento sea consultado con los trabajadores o sus representantes para garantizar que refleje adecuadamente las condiciones de trabajo.

Presentación al Ministerio del Trabajo: el reglamento debe ser presentado al Ministerio del Trabajo para su revisión y aprobación. El Ministerio puede sugerir modificaciones antes de dar su visto bueno.

2. Divulgación del reglamento interno de trabajo

Una vez aprobado por el Ministerio del Trabajo, la empresa debe divulgar el reglamento para que todos los empleados lo conozcan. Los pasos para la divulgación son los siguientes:

Entrega de copias a los trabajadores: la empresa debe proporcionar una copia del reglamento a cada trabajador. Esta entrega puede ser física o digital, pero debe asegurarse que todos los empleados tengan acceso al documento.

Exhibición en lugares visibles: se debe colocar el reglamento en lugares visibles y de fácil acceso dentro de la empresa, como en tablones de anuncios, áreas comunes o la intranet corporativa, si existe. Esto permite que los trabajadores puedan consultarlo en cualquier momento.

Firma de recibo por parte de los trabajadores: es recomendable que los empleados firmen un documento de recepción del reglamento, confirmando que han recibido y entendido el contenido. Esto ayuda a la empresa a tener un registro formal de la divulgación.

Sesiones informativas: la empresa puede organizar reuniones o sesiones informativas para explicar el contenido del reglamento y resolver cualquier duda que puedan tener los trabajadores. Estas sesiones son útiles para asegurar que todos los empleados comprendan plenamente las normas y procedimientos establecidos.

Actualización y revisión: el reglamento debe ser revisado periódicamente y actualizado según sea necesario para reflejar cambios en la legislación laboral, las políticas de la empresa o las condiciones de trabajo. Cada actualización debe ser nuevamente aprobada por el Ministerio del Trabajo y divulgada a los trabajadores siguiendo el mismo procedimiento.

¿Quién está obligado a tener un reglamento interno de trabajo?

En Colombia, la obligación de tener un Reglamento Interno de Trabajo está definida por el Código Sustantivo del Trabajo:

Empresas obligadas a tener un reglamento interno de trabajo

Número de trabajadores

Empresas comerciales: las empresas que empleen a más de cinco (5) trabajadores.

Empresas industriales, agrarias, ganaderas o forestales: las empresas que empleen a más de diez (10) trabajadores.

Requisitos legales

El Código Sustantivo del Trabajo en su artículo 105 establece la obligatoriedad del Reglamento Interno de Trabajo para las empresas que superen el número de trabajadores mencionado anteriormente. Este reglamento debe ser elaborado por la empresa y posteriormente aprobado por el Ministerio del Trabajo.