Desde que el Gobierno de Colombia implementó la digitalización en sus portales, se ha vuelto más sencillo para pagar los impuestos y realizar cualquier trámite que los empresarios deban realizar.
En los últimos años, la transformación digital en Colombia ha producido cambios notables en la gestión empresarial. La incorporación de mecanismos como la nómina electrónica ha modificado la manera en la que las empresas y trabajadores interactúan con las instituciones estatales y privadas, simplificando procedimientos largos y fortificando la transparencia en los procesos internos.
El desarrollo de plataformas electrónicas adaptadas a la administración tributaria ha permitido que las compañías respalden cada operación con registros verificables y auditables. Esto ha traído una relación más eficiente con las entidades que vigilan, controlan e incluso con los propios colaboradores internos. Al reducir el margen de error humano y ofrecer canales en línea para presentar información, se ha constituido un entorno más controlado y seguro para empresarios, directivos y empleados.
La gestión eficiente del talento humano y el cumplimiento de las obligaciones tributarias ahora pueden realizarse en línea, gracias a herramientas que centralizan y automatizan pasos que antes requerían interacción presencial o el envío de documentación física. Estas soluciones no solo impulsan una cultura organizacional orientada a la legalidad sino que también contribuyen a la formalidad del empleo y a la disminución de la evasión fiscal.
Herramientas para la gestión laboral y tributaria
El primer gran paso hacia la digitalización total de los procesos empresariales en Colombia se dio con la reglamentación del sistema de facturación electrónica en 2015. Posteriormente, el ecosistema digital de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se ha robustecido con los siguientes componentes: facturación electrónica, recepción de documentos electrónicos, nómina electrónica y el sistema Radian/Factoring. Estos elementos cumplen funciones diferenciadas, pero interconectadas, en la gestión administrativa, tributaria, contable y laboral de las empresas del país.
La nómina electrónica es la solución para respaldar, de manera digital, todos los costos, deducciones e impuestos resultantes de la relación entre empleadores y empleados.
El DSPNE se utiliza para la habilitación, generación, transmisión, liquidación, expedición y registro de los pagos, abonos en cuenta y deducciones asociadas a los empleados. Según el número de colaboradores, el calendario de puesta en marcha varió, lo que permitió a las empresas adaptarse a los requerimientos tecnológicos y operativos. Además, existe una implementación permanente para quienes recién adquieren la obligatoriedad, con un plazo de dos meses desde el primer pago a sus empleados para completar el proceso ante la DIAN.
Cabe destacar que en la resolución 63 se estableció que todos los nuevos sujetos obligados deben cumplir con la transmisión en el plazo señalado a partir de la fecha de su primer desembolso de nómina.
No todos los contratos deben incluirse en la declaración de nómina electrónica. Por ejemplo, los contratos civiles por prestación de servicios, al no cumplir los requisitos establecidos por la normativa laboral colombiana, están fuera de este procedimiento. El pago a estos trabajadores se debe legalizar mediante un documento distinto, diseñado para quienes no están obligados a facturar según lo establecido por las regulaciones. La ley exige que los contratos laborales se fundamenten en subordinación, remuneración y prestación personal del servicio.
Qué es la nómina electrónica y cómo se habilita
La pregunta central para los empresarios colombianos es: qué es la nómina electrónica. Este documento electrónico soporta cada uno de los devengos y deducciones relacionados con los empleados, permitiendo que los pagos realizados a través de la nómina puedan ser deducidos como gastos en la presentación de las obligaciones tributarias.
Las personas jurídicas y naturales responsables del impuesto sobre la renta, así como del impuesto a las ventas (IVA) y que requieran soportar gastos asociados a pagos laborales, tienen la obligación de emitir la nómina electrónica. Las modificaciones establecidas en la resolución 000013 de febrero de 2021 y sus posteriores actualizaciones definieron el alcance de estos sujetos obligados.
El proceso de habilitación requiere que las empresas entren a los módulos correspondientes de las plataformas electrónicas, configuren sus credenciales y realicen pruebas para asegurar que sus sistemas son compatibles con la transmisión segura y exacta de los documentos. Una vez superada esta etapa, el 80% de la integración se considera completada, restando solo la carga masiva de datos de nómina y la validación de que la información corresponde con la realidad laboral reportada.
Los pasos para la habilitación dentro de los sistemas autorizados son claros: cargar los datos de empleados activos, importar la información respectiva, revisar y validar los documentos antes del envío, y finalmente, transmitirlos a la DIAN. Cada nómina enviada genera un desprendible de pago para cada trabajador, el cual puede descargarse en formato PDF.
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